Eine IT - Systemumstellung steht bevor

Vor Ihnen liegt ein großes IT-Projekt - eine Umstellung auf ein neues System. Viele Personen werden involviert sein, nichts wird beim Alten bleiben.

Sie haben ein System seit Jahren im Einsatz, das im Großen und Ganzen gut funktioniert hat. Durch permanentes Wachstum der Organisation, veränderte Anforderungen seitens der Fachabteilungen und die rasante Entwicklung der IT- und Kommunikationstechnologie ist eine Systemumstellung notwendig/unumgänglich.

Die AnwenderInnen sind unzufrieden und gereizt, sobald ein "IT-Mensch" auftaucht: ”Wann kommt endlich was Neues, bei mir funktioniert nichts mehr?” Bloß, wie soll das Neue aussehen, was soll es können? Das hört man ganz selten. ”Ihr müsst ja wissen, welche Lösungen wir brauchen. Da kenn ich mich nicht aus. (In Gedanken: Und will es auch nicht).”

Die Betreuung des bestehenden Systems wird zusehends mühsamer. Vom Hersteller wird es nur noch eingeschränkt gewartet und ist zudem sehr kostenintensiv. Auch die MitarbeiterInnen der IT-Abteilung stöhnen bei dem Gedanken an die oftmals geänderte Architektur.

Allein beim Gedanken an die bevorstehende Umstellung taucht ein Schwall von Fragen auf:

• Die Entwicklung des neuen Anforderungsprofils steht an. Wie gehen wir vor?
• Mehrere Systeme/Anbieter stehen vor der Tür: Welche Lösung passt am besten? Welche Auswahlkriterien legen wir an? Akzeptanz, Performance, Sicherheit, Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Herstellergarantie, Bekanntheit, Schnittstellen, ...?
• Die Integration der AnwenderInnen ist vorgesehen. Aber wie?
• Was benötigen die einzelnen Fachabteilungen? Was sind ihre geheimen Wünsche und Ängste, die mit einer Systemumstellung zwangsläufig verbunden sind? Wie kann darauf Rücksicht genommen werden?
• Ist das neue System an die bestehende Organisationsstruktur anzupassen oder sind organisatorische Änderungen vor bzw. während der Umstellung sinnvoll?
• Wie sieht der Rollout aus? Was bedeutet die Umstellung für die einzelnen MitarbeiterInnen und Arbeitsplätze? Schulung, Telefon-Support, Helpdesk oder Handbücher. Was ist der richtige Mix?

Die Veränderung von Personen, Funktionen und Beziehungen wirkt, aber erst die Bewusstheit darüber und das Zusammenwirken ermöglichen die Steuerung. Dafür braucht es eine begleitende Person, die dafür zuständig ist, den Prozess "im Auge" zu behalten.

Wir sind überzeugt, dass die Funktion des/der externen Prozessbegleiters/Prozessbegleiterin ganz wesentlich zum Erfolg in Veränderungsprozessen beiträgt.

Wir begleiten Sie gerne dabei!